حانیه خانی در
زندگی
تکنیک جریان زمان (Flowtime)؛ جایگزینی برای تکنیک گوجه فرنگی!
این روزها تکنیک‌های بهره‌وری زیادی وجود دارند که هر کدام ادعا می‌کنند از دیگری بهترند و می‌توانند زندگی شما را زیر و رو کنند! در بین آن‌ها تعداد کمی مثل تکنیک گوجه فرنگی شناخته‌شده هستند و به طور گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرند. من قبلا در مقاله‌ی «با تکنیک گوجه فرنگی، زمان تو مشتته!» به طور مفصل در مورد این تکنیک صحبت کرده‌ام، اما اگر بخواهم لپ کلام را بگویم.. این یک تکنیک مدیریت زمان است که از شما می‌خواهد به ازای ۲۵ دقیقه کار، ۵ دقیقه استراحت کنید؛ به همین سادگی.
ایده‌ی آن حول این مفهوم می‌چرخد که اکثر افراد پس از ۲۵ دقیقه کار مداوم، کم کم تمرکز خود را از دست می‌دهند و به یک زنگ تفریح نیاز دارند. اما یک مشکل در این ایده وجود دارد: هیچ دو کاری مثل هم نیست، همینطور هیچ دو آدمی. به معنی دیگر، یک نسخه را نمی‌توان برای چند نفر پیچید!
اما جایگزینی وجود دارد که انعطاف‌پذیری بیشتری را فراهم می‌کند و هر کس با توجه به شرایط خودش می‌تواند آن را تغییر دهد. این تکنیک «جریان زمان یا Flowtime» نامیده می‌شود و قرار است زیر و بم آن را یاد بگیرید.
تکنیک جریان زمان چیست؟
«تکنیک جریان زمان» به اندازه‌ی تکنیک پومودورو یا همان گوجه فرنگی شناخته شده نیست، اما از بسیاری جهات می‌توانیم آن را از نوادگان تکنیک گوجه فرنگی به حساب بیاوریم! این تکنیک زاییده‌ی فکر خانم زوئی رید بیونز بوده و تلاش کرده برخی از کم و کاستی‌های تکنیک گوجه فرنگی را در آن حل کند.
فرض کنید شروع به کار کرده‌اید و حسابی موتورتان گرم شده است که یک دفعه تایمر اعلام می‌کند ۲۵ دقیقه‌ی شما تمام شد. خانم زویی متوجه شد که این تکنیک، جریان کار او را قطع می‌کند و به جای افزایش بهره‌وری می‌تواند به آن آسیب بزند. برای رفع این مشکل، او به دنبال ایجاد سیستمی بود که جنبه‌های مفید تکنیک پومودورو را حفظ کند و در عین حال به او اجازه دهد وارد یک جریان مثبت شود و در آن بماند.
اصول تکنیک جریان زمان
برای شروع استفاده از تکنیک جریان زمان، اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک جدول زمانی بکشید تا به شما در مدیریت فعالیت‌های روزانه کمک کند. می‌توانید آن را با دست بکشید یا از کامپیوتر کمک بگیرید؛ هر طور که راحت‌‌تر هستید. موارد زیر را عنوان ستون‌های جدول قرار می‌دهید:
- کارهای امروز
- زمان شروع
- زمان پایان
- وقفه‌ها
- مدت زمان کار کردن
- مدت زمان استراحت
این جدول روش اصلی برای پیگیری وظایف روزانه و ایجاد جریانی‌ست که بهترین کارآیی را برای شما دارد. در تصویر زیر یک نمونه از آن را می‌بینید.
حالا سوال این است.. چطور از آن استفاده کنیم؟
۱- یک کار را انتخاب کنید
برای شروع کاری را انتخاب کنید که می‌خواهید انجام دهید. باید واضح باشد و در مدت زمانی منطقی بتوانید آن را تمام کنید. برای مثال ننویسید «خانه را رنگ‌آمیزی کنم.» چیزی مثل «درب ورودی خانه را رنگ‌آمیزی کنم.» بهتر است. کارهای گسترده و کلی شما را با مشکل مواجه می‌کنند. پس سعی کنید کاری را که انجام می‌دهید، به کوچک‌‌ترین قطعات قابل مدیریت تقسیم کنید.
۲- شروع به انجام آن کنید
قدم بعدی این است که کار خود را شروع کنید. کاری که می‌خواهید انجام دهید را در قسمت مناسب جدول وارد کنید. سپس زمان شروع را بنویسید. فقط یک قانون دارید.. انجام چند کار همزمان ممنوع! این به شما کمک می‌کند تا روی کارهایی که باید انجام دهید تمرکز کنید و حواس‌پرتی را به حداقل برسانید.
۳- تا زمانی که نیاز به استراحت داشته باشید کار کنید
حالا آزادید تا هر زمان که دوست دارید کار فهرست‌شده را انجام دهید. اگر احساس کردید بعد از ۱۵ دقیقه خسته شده‌اید، استراحت کنید. اگر هم دوست داشتید تا یک ساعت ادامه دهید باز هم ایرادی ندارد. همه چیز به خودتان بستگی دارد.
هدف این است که شما الگوهای خود را بشناسید و ببینید چگونه بهترین عملکرد را دارید. اگر نمی‌توانید روی کارهای به خصوصی تمرکز کنید باید مدت زمان کمی را به آن‌ها اختصاص بدهید. اگر جذب کارهای دیگری می‌شوید باید تا زمانی که می‌توانید متمرکز بمانید و خروجی کار خود را به حداکثر برسانید.
احتمالا متوجه خواهید شد که طولانی‌ترین مدت زمانی که می‌توانید دوام بیاورید، حدود ۹۰ دقیقه است. مطالعات نشان می‌دهند که چگونه استراحت‌های منظم بهره‌وری را بهبود می‌بخشند. این یکی از دلایلی‌ست که استراحت‌های اجباری جایگاه ویژه‌ای در تکنیک گوجه فرنگی دارند. اما شواهد نشان می‌دهند که استراحت‌های تکنیک جریان زمان هم به همان خوبی کار می‌کنند. یک شرکت اخیرا به کارمندان خود اجازه داده تا در هر ساعتی که صلاح می‌دانند استراحت کنند. حدس می‌زنید چه شده؟ آن‌ها شاهد افزایش ۲۵ درصدی سطح بهره‌وری بوده‌اند.
۴- یک استراحت مناسب و طولانی داشته باشید
با خودتان تعارف نکنید! زمانی که نیاز به استراحت داشتید این کار را حتما انجام دهید. فقط مطمئن شوید که زمان توقف کار کردن خود را در جدول یادداشت می‌کنید. می‌توانید هر چقدر که دوست دارید استراحت کنید، اما از این امتیاز سواستفاده نکنید. در غیر این صورت بخش زیادی از وقت خود را برای این کار می‌گذارید.
به عنوان یک قانون کلی، سعی کنید برای هر بازه‌ی ۲۵ دقیقه‌ای کار کردن، ۵ دقیقه استراحت کنید و زمان استراحت خود را به نسبت بازه‌های کاری طولانی‌تر افزایش دهید. باید از یک تایمر استفاده کنید تا مطمئن شوید که در زمان مناسب به کار خود بر می‌گردید. هنگامی که استراحت شما به پایان رسید، فراموش نکنید که زمان از سرگیری کار را ثبت کنید و مدت زمان استراحت را در جدول بنویسید.
۵- حواس‌پرتی‌ها را ثبت کنید
همیشه چیزی وجود دارد که حواس ما را پرت کند. ممکن است به شکل یک تماس تلفنی یا یک ایمیل فوری ظاهر شود. اگر چنین اتفاقی افتاد آن را در ستون وقفه‌ها ثبت کنید. تمام تلاش خود را برای کم کردن حواس‌پرتی‌ها انجام دهید، اما سعی نکنید جلوی آن‌ها را بگیرید. گاهی اوقات چیزهایی که حواس‌تان را پرت می‌کنند از کاری که انجام می‌دهید مهم‌تر هستند. پس به جای اینکه آن‌ها را نادیده بگیرید، هر طور که بهتر است با آن‌ها برخورد کنید.
۶- تا زمانی که کارتان کامل شود، این روند را تکرار کنید
حالا دیگر تنها کاری که باید انجام دهید تکرار مراحل بالاست؛ تا زمانی که کارهای لیست‌شده تمام شوند. با تکمیل هر کار مطمئن شوید که زمان اتمام آن را ثبت کرده‌اید. در صورت تمایل می‌توانید بعد از اتمام هر کار، حساب کنید که چقدر وقت گذاشته‌اید یا می‌توانید تمام حساب و کتاب‌ها را در پایان روز انجام دهید. تنها یک چیز مهم است.. هیچ وقفه و شکافی در این روند ایجاد نکنید. جدول و اطلاعات درون آن یک دارایی باارزش برای شما هستند تا با کمک آن‌ها توانایی خود را در برنامه‌ریزی بهبود ببخشید و خروجی روزانه‌ی خود را به حداکثر برسانید.
با جدول و اطلاعات آن چه کار کنید؟
اگرچه ثبت زمان‌های کار و استراحت به شما کمک می‌کند هر روز منظم‌تر پیش بروید و کارها را انجام دهید، اما دلیل مهم دیگری هم وجود دارد! نوشته‌هایتان به تدریج به شما نشان می‌دهند که چگونه یک برنامه روزانه‌ی ایده‌آل برای خود طراحی کنید.
پس در پایان هر هفته کمی وقت بگذارید و جدول خود را بررسی و مقایسه کنید. اگر دقت کنید الگوهای خاصی را می‌بینید. برای مثال ممکن است متوجه شوید که قبل از ناهار بیشتر کار می‌کنید یا در زمان‌های خاصی از روز حواس‌تان بیشتر پرت می‌شود. می‌توانید از این اطلاعات برای برنامه‌ریزی موثرتر استفاده کنید.
به طور کلی شما باید مهم‌ترین کارها را برای زمانی برنامه‌ریزی کنید که بیشترین بهره‌وری را دارید. برعکس آن، کارهای کم‌اهمیت را زمانی انجام دهید که تمرکزتان کم است. پس حالا می‌دانید که جواب دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی را چه موقع بگذارید! این کار نه تنها باعث افزایش بهره‌وری شما می‌شود، بلکه اشتباهات کارتان را هم از بین می‌برد.
شباهت‌های کلیدی تکنیک جریان زمان و گوجه فرنگی
اگر با نحوه عملکرد تکنیک گوجه فرنگی آشنا هستید، ممکن است قبلا متوجه شباهت‌های آن با تکنیک جریان زمان شده باشید. این تکنیک از عمد طوری طراحی شده که این ۳ ویژگی مهم تکنیک پومودورو را در خود حفظ کند:
۱- ردیابی دقیق زمان
یکی از دلایلی که تکنیک پومودورو برای بسیاری از افراد موثر است، این است که یک سیستم سفت و سخت برای آسان شدن ردیابی زمان ایجاد می‌کند. با تقسیم زمان به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای، به خوبی می‌دانید که چه کاری باید انجام دهید و چقدر برای آن وقت بگذارید. این به شما کمک می‌کند از هدر رفتن وقت ارزشمندتان جلوگیری کنید. تکنیک جریان زمان هم این مزیت را دارد.
۲- حذف انجام دادن همزمان چند کار
با تکنیک پومودورو شما باید یک کار را انتخاب کنید و در بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای انجام دهید. این ویژگی باعث می‌شود در آن ۲۵ دقیقه فقط برای همان کار وقت بگذارید و به سمت کار دیگری منحرف نشوید. درست است که در تکنیک جریان زمان، نیازی به تعیین بازه‌های زمانی یا استفاده از تایمر نیست، اما «نوشتن» همان کار را برای شما می‌کند. از آن‌جا که زمان صرف شده برای هر کار را ردیابی می‌کنید، دوست دارید تا وقتی تمام می‌شود یا می‌خواهید استراحت کنید به کار خود ادامه دهید.
۳- استراحت‌های مناسب
خستگی قاتل بهره‌وری است! داده‌های زیادی وجود دارند که ثابت می‌کنند استراحت کردن به شما کمک می‌کند بهترین عملکرد را داشته باشید. این راز شهرت موفقیت‌آمیز تکنیک گوجه فرنگی است؛ استراحت کردن اجباری و اجتناب‌ناپذیر.
از طرفی تکنیک Flowtime هم اصرار دارد که استراحت کنید. فقط ریش و قیچی را دست خودتان داده تا هر زمان که نیاز داشتید استراحت کنید. به این ترتیب فقط به کمی نظم نیاز دارید تا موفق شوید. اما وقتی می‌توانید از یک تایمر اطاعت کنید، دلیلی وجود ندارد سیگنال‌های بدن را نادیده بگیرید و استراحت نکنید؛ اینطور نیست؟
سخن را کوتاه کنم..
ممکن است در پایان روز ببینید تکنیک گوجه فرنگی بیشتر مناسب حال شماست. بالاخره دلیلی دارد که اینقدر محبوب است! اما اگر مدتی‌ست از آن استفاده می‌کنید و متوجه شدید که با ساختارهای سفت و سخت آن مشکل دارید، شما تنها نیستید. پس تکنیک جریان زمان را برای حداقل یک یا دو هفته امتحان کنید. ممکن است متوجه شوید که این تکنیک بیشتر به حال و هوای شما نزدیک است و کارهایتان بیشتر از قبل تیک میخورند.
با توجه به همه‌ی این صحبت‌ها، شما کدام تکنیک را ترجیح می‌دهید؟
شاید از این نوشته‌ها هم خوشتان بیاید
0 دیدگاه