چطور با روش GTD به تمام کارهایمان برسیم؟

برنامه ریزی به روش GTD راهی بود که بیشتر از همه به خود من کمک کرد! منی که دارم سعی می‌کنم درس بخونم، پاره وقت کار کنم، روی بیزینس خودم تمرکز کنم، خودمو دوست داشته باشم و و و !

روش GTD یک متد برنامه ریزی فوق‌العاده هست که توسط دیوید آلن ایجاده شده و به شما کمک می‌کند ذهنتان را خالی، فشار و استرس را کم و در نهایت کارهایتان را به بهترین شکل ممکن برنامه ریزی کنید.

حتما شما هم روزهایی را داشته‌اید که هزاران کار بر سرتان ریخته و به‌جای اینکه کارها را تند و تند انجام دهید، نشسته‌اید و زانوی غم بغل کردید که حالا چه کنم و چقدر کار دارم! 😫

احتمالا هیچوقت نمی‌دانستید دلیلش چیست! اما من به شما می‌گویم که چرا در چنین شرایطی از همیشه تنبل‌تر می‌شوید. واقعیت این است که شما تمام انرژی و تمرکز مغزتان را روی آشفتگی کارها گذاشتید و دیگر توانی برای آن بدبخت نمانده تا بتواند روی انگیزه و انرژی شما تمرکز کند تا بروید و کارها را انجام دهید!

و درنهایت برعکس عمل می‌کند و هرچقدر که می‌گذرد استرس و فشارتان بیشتر هم می‌شود.

برنامه ریزی به روش GTD را امتحان کنید اگر…

• احساس می‌کنید در کارهای مختلف غرق شده‌اید….
• نگران فراموش کردن جزئیات کارها هستید…
• راه‌ها و مسیرهای مختلفی را در زندگی امتحان کردید و موفق نشدید…
• پروژه‌های زیادی را شروع می‌کنید و به اتمام نمی‌رسانید..
• قبلا از برنامه ریزی به روش GTD استفاده نکردید!

همین اول کار هم بگویم که روش GTD ابزار خاصی نیست، بلکه عادت‌هایی است که شما می‌توانید روزانه برای اولویت‌بندی کارهایتان از آن استفاده کنید. پس اگر روش به‌خصوصی در زندگی‌تان استفاده می‌کنید نیاز نیست آن را تغییر دهید، بلکه می‌توانید روش GTD را هم در کنار آن به‌کار ببرید.

برنامه ریزی به روش GTD چیست؟

روش جی تی دی از ۵ قدم ساده برای منظم کرده ذهن و از بین بردن آشفتگی‌های آن استفاده می‌کند:

۱- بنویسید

اول صبح هرچیزی که به ذهنتان می‌آید را بنویسید. از اهداف و فعالیت‌های دور و درازی که می‌خواهید انجام دهید تا کرم زدن به دستتان و یا حتی خرید خودکار! البته اگر در طول روز هم چیزی به ذهنتان رسید باز هم آن را بنویسید.

هرچیزی، تاکید می‌کنم هیچ چیزی را فراموش نکنید. این موارد همان خوره‌های ذهنی هستند که همیشه مغزتان را می‌خورند و انرژی‌تان را کم می‌کنند. پس تمام آن‌ها را بر روی کاغذ بیاورید تا ذهنتان آرام شود.

۲- شفاف‌سازی کنید

حالا برای آن کارهایی که نوشته‌اید دسته‌بندی تعیین کنید. مثلا اسم یکی از دسته‌ها را بگذارید پروژه و در آن مواردی را قرار دهید که نیاز به زمان طولانی و تمرکز دارند. دسته‌ای دیگر هم می‌تواند کارهای فوری باشد. مثلا پرداخت قسط بیمه و…

۳- سازماندهی کنید

حالا وقت آن است که کارهایتان را سازماندهی کنید. در این مرحله بهترین گزینه استفاده از تقویم است. آلن در روش خود تقویم‌های نرم‌افزاری را پیشنهاد می‌کند، اما من به شما می‌گویم که این موضوع اصلا اهمیتی ندارد و شما می‌توانید آن طور که راحت هستید کار را پیش ببرید. شاید شما با سررسید‌های بزرگ راحت‌تر باشید؛ پس همان کار را انجام دهید. 😍

در این مرحله باید کارهای تاریخ‌دار را به تقویم خود اضافه کنید، پروژه‌ها را تا جایی که می‌توانید به افراد دیگر واگذار کنید و درنهایت وظایفی که مربوط به خودتان هستند را مرتب کنید.

۴- مرور

فهرست و لیستتان را در طول روز چند بار مرور کنید و اگر نیاز است در تنظیم کارهایتان تجدید نظر کنید.

۵- اقدام

کارهای مهم را شروع کنید.

احساس بدی دارید؟ 😂

شاید با نگاه کردن به این ۵ قدم احساس کنید که این کارها یا خیلی ساده و مبتدی هستند یا اینکه اول صبح وقت زیادی از شما می‌گیرند و شاید نتوانید به‌خوبی آن‌ها را انجام دهید!

اما همین الان به شما اطمینان می‌دهم که اگر روزانه نیم ساعت برای این کارهای ساده زمان بگذارید درنهایت ساعت‌ها از هدر رفت وقتتان جلوگیری می‌کنید و بهره‌وری‌تان هم بیشتر می‌شود. ازطرفی نگرانی و فشارهای ذهنی‌تان هم کم‌تر می‌شوند. من هم به تازگی با این روش GTD برای برنامه ریزی آشنا شده‌ام و واقعا تاثیر آن را احساس می‌کنم.

برخی رفتارهای به‌ظاهر پیش‌پاافتاده و زمان‌گیر، زمانی که به کار می‌روند ظرفیت وجودی خود را به نمایش می‌گذارند و نشان می‌دهند چقدر کلیدی و کاربردی هستند.

دیوید آلن

مسیر ساده‌ای پیش بگیرید

روش‌های آلن به‌هیچ‌وجه سخت نیستند و حتی به یک ابزار خاص هم احتیاج ندارند؛ مگر اینکه شما خودتان آن را سخت بگیرید. مثلا اگر می‌توانید کارها را روی تقویم گوشی‌تان برنامه‌ریزی کنید دیگر نیاز نیست تقویم ۳ کیلویی بزرگی را برای خودتان انتخاب کنید.

پس تا حد امکان گزینه‌ای را انتخاب کنید که حتی زمانی که خسته و بی‌انرژی هستید هم بتوانید از آن استفاده کنید.

چطور برنامه ریزی به روش GTD را به بهترین نحو انجام دهیم؟

در ادامه به این موضوع می‌پردازیم که چگونه برنامه ریزی به روش GTD را با Todoist انجام دهیم؛ ابزار و راهی ساده و بی‌دردسر!

برای اینکه برنامه ریزی به روش GTD کار کند، باید ذخیره اطلاعات در مغز خود را متوقف کنید. هر چیزی که به ذهن شما خطور می کند، کارهایی که باید انجام دهید، رویدادها، ایده‌ها، توصیه‌های فلان کتاب و… باید فورا در یک صندوق ورودی ضبط و ذخیره شوند.

به‌زبانی دیگر باید بگویم در روش GTD یک صندوق ورودی، (چه فیزیکی و چه دیجیتالی) نیاز است تا نمایشی بصری از تمام ورودی‌هایی ذهنتان که روزانه باید با آن‌ها برخورد کنید را در اختیارتان قرار دهد. خب؟

حالا برنامه Todoist به چه کاری می‌آید؟

در Todoist، صندوق ورودی شما به‌عنوان مکانی پیش‌فرض برای نگهداری تمام ورودی‌های ذهن شما عمل می‌کند تا زمانی که آزادتر شدید و فرصتی برای سازماندهی آن‌ها داشتید به سراغشان بروید.

چطور می‌توانم کار جدید را اضافه کنم؟

برای افزودن یک کار جدید به صندوق ورودی خود در برنامه‌های وب یا دسکتاپ، روی علامت مثبت در گوشه سمت راست کلیک کنید یا به سادگی «q» را فشار دهید. با این کار موردی که می‌نویسید به‌صورت پیش‌فرض به صندوق ورودی اضافه می‌شود، مگر اینکه پوشه دیگری را مشخص کنید تا به آن اضافه شود.

اگر در روش GTD تازه‌کار هستید بهتر است به سراغ لیست ورودی برنامه بروید و هر چیزی که می‌دانید در ذهنتان هست را خالی کنید. فقط بنویسید. به اهمیت موضوع هم فکر نکنید. هر چیزی که می‌دانید گوشه‌ای از ذهنتان را هم درگیر کرده است را بنویسید.

موارد جدیدی که به ذهنتان می‌آید را هم بنویسید.

یکی از اصول اصلی روش GTD این است که ذهنتان را خالی کنید، خب در طول روز موارد بسیاری پیش می‌آید که مجبور به بررسی و زمان دادن به آن هستید، با نرم افزار Todoist می‌توانید آن‌ها را هم همان لحظه به صندوق ورودی خودتان اضافه کنید و بعدا به سازماندهی‌شان بپردازید.

یکی از مزایای برنامه Todoist که من عاشقش هستم پشتیبانی همه قسمت‌هاست! حالا چطور؟

وقتی که به این کارها تاریخ می‌دهید دیگر می‌توانید در گوشی خود، مرورگر وب، رایانه، ایمیل و حتی ساعت هوشمند خودتان هم آلارم آن را دریافت کنید و این یکی از بهترین مزایای این برنامه است.

ارتباط با جیمیل

شما می‌توانید موارد را از طریق ایمیل یا ابزار پیام‌رسانی تیم خود به Todoist ارسال کنید؛ حالا به چه صورت؟

از پلاگین‌های Todoist برای Gmail و Outlook برای اضافه کردن سریع ایمیل‌ها به‌عنوان وظایف استفاده کنید.

ایمیل‌ها را مستقیما با استفاده از آدرس حمل و نقل پروژه خود به صندوق ورودی Todoist فوروارد کنید.

پیام‌ها را از ابزارهای پیام‌رسانی تیم خود مانند Twist یا Slack به وظایف تبدیل کنید.

روش GTD واقعا کاربردی است؟

حتما شما هم مثل من وقتی چشمتان به آن‌ همه آشفتگی افتاد احساس کردید که روش GTD بدترین روش برنامه‌ریزی است. اما نگران نباشید، قرار است به جاهای خوبش هم برسیم.

حالا وقت آن است که به این هرج و مرج سروسامان دهید.

• اگر کم‌تر از ۲ دقیقه طول می‌کشد همین حالا آن را انجام دهید.
• اگر قابل واگداری است، آن را به فرد دیگری دهید.
• اگر یک فایل ذخیره‌ای مثل سند، رمز، اطلاعات تماس یک فرد و… است آن را در یک پوشه مرجع بگذارید.
• اگر نیاز است در یک تاریخ و یا زمان مشخص انجام شود به آن یک موعد مقرر بدهید.
• اگر هم می‌دانید قابل انجام نیست یا دیگر فایده‌ای ندارد آن را حذف کنید.
• اگر یک کار به بیش از یک مرحله نیاز دارد پروژه‌ای ایجاد کنید تا تمام موارد مشابه را در آن بگذارید و بعد به سراغش بیایید.

نمودار جریان روش GTD در Todoist

وظایف و کارهای خود را تا حد امکان بنویسید و در پوشه‌های مشخص و درستی قرار دهید. سعی نکنید این کار را سرسری انجام دهید. درست و کامل برایش وقت بگذارید تا بعد در وقت خود صرفه جویی کنید.

به‌عنوان مثال زنگ زدن به مامان بهتر است تبدیل شود به زنگ زدن به مامان و صحبت درمورد شام تولد.

یا به جای مالیات بهتر است بنویسید تماس با سارا برای سوال درمورد اسناد مالیاتی. بدین ترتیب شما تمام مسائل را به‌صورت کاربردی و مشخص نوشته‌اید.

پوشه وظایف یکباره

این پوشه مختص کارهایی است که بیشتر از دو دقیقه طول می‌کشند اما فقط به یک مرحله نیاز دارند. مثلا پاسخ به ایمیل علی برای قیمت‌گذاری پروژه یا تصحیح مقاله مریم. خلاصه که چنین پوشه‌ای می‌تواند به شما کمک کند تا صندوق ورودی خودتان را شلوغ نکنید و از طرفی کارتان هم دسته‌بندی شود.

پروژه‌ها

اهمیت این مورد زمانی مشخص می‌شود که می‌بینید بسیاری از کارهایی که یادداشت کرده‌اید درواقع یک پروژه طولانی مدت هستند. حالا پروژه یعنی چه؟

پروژه به هر موردی گفته می‌شود که تکمیل آن به بیش از دو مرحه احتیاج دارد. مثلا «رنگ کردن اتاق خواب» یک پروژه است؛ زیرا شامل کارهای دیگری مانند گرفتن نمونه رنگ، انتخاب رنگ، خرید لوازم، آماده‌سازی دیوارها و… است. بنابراین وقتی کارهای پروژه مانند را جدا می‌گذارید، ذهنتان نیز آرام‌تر می‌شود.

دسته‌بندی بر اساس علایق یا حوزه‌های تمرکز یا…

دسته‌بندی کارها از هر فردی تا فرد دیگر متفاوت است. مثلا می‌توانید کارهایتان را براساس میزان اهمیت، تمرکز و یا علایقتان هم دسته‌بندی کنید. این برای خود من بیشتر کاربردی بود. چراکه وقتی دیدم یک سری از کارها در هیچ دسته‌ای قرار نمی‌گیرند متوجه شدم که واقعا نوشتن آن‌ها اهمیتی ندارد و هیچ وقت قرار نیست انجام شوند پس بهتر است به سطل زباله انتقال داده شوند!

البته تعیین دسته‌ها کاملا بسته به نظر شخصی خودتان هست،‌ در اینجا ما فقط یک‌ سری ایده برایتان مشخص می‌کنیم تا بتوانید بهتر تصمیم بگیرید. برخی دوست دارند دسته‌ها را بین «کار» و «شخصی» تقسیم کنند و…

مخلص کلام

داشتن صندوقی تمیز و مرتب یکی از اقداماتی است که در برنامه ریزی به روش GTD خیلی مهم است. اگر شما بتوانید صندوق خودتان را مرتب نگه دارید و کارها را در دسته‌های مشخص بگذارید، سریع‌تر هم می‌توانید اقدام کنید.

شهرزاد کیانی‌نژاد