۳ قانون تضمین شده برای دریافت پاسخ پیام‌ها
زمانی که کارآفرینان و نویسندگان جدید را در خصوص نحوه داشتن ارتباط استراتژیک به صورت موثر بر روی مشتریان بالقوه راهنمایی می‌کنیم، استفاده از قانون سه‌جمله برای تمرکز بر پیام را به آن‌ها آموزش می‌دهیم. از این کار می‌توان برای ایجاد روابط تجاری جدید، ارجاعات و حتی تاییدهای نوشتاری استفاده‌کرد.
برای توضیح بهتر و درک این‌قانون، بیایید خود را در موقعیت معرفی به یک کارگزار تصور کنیم.
کلمه «عزیز» و «عزیزم» را حذف کنید.
به طور کلی از کلمه «عزیز» برای احوالپرسی استفاده نکنید. مگر اینکه مخاطب شما پدربزرگ یا مادربزرگتان باشد. به جای آن می‌توانید از لفظ خانم یا آقای فلانی و یا حتی ساده‌تر از اسم فرد استفاده کنید. حتی یک سلام ساده و بدون هیچ کلمه اضافی نیز قابل قبول است! نکته مهم این است که خودتان باشید. مستقیما سر اصل مطلب بروید و از نشان دادن این واقعیت به گیرنده، که یک تازه‌کار ترسیده هستید اجتناب‌کنید.
جمله اول: چرا؟
به شخص مورد خطاب توضیح دهید که چرا باید مشغله‌های کاری خود را رها کند و به پیام شما پاسخ دهد. برای این کار پیام شما باید حاوی عناصر خاصی از جمله موارد زیر باشد:
- چرا گیرنده باید به ایمیل شما اهمیت دهد؟ پیام شما ممکن است شامل برخی ارتباطات مشترک یا شخصی و حرفه‌ای‌تان باشد. شاید شما با مخاطب هم دانشگاهی یا هم محله‌ای باشید. پس بهتر است در متن پیامتان یک یا دو مورد از موارد مشترک میان‌خودتان را ذکر کنید. اما حواستان باشد زیاد پرحرفی نکنید!
- مواردی را در پیام خود ذکر کنید که نشان‌دهد با کار، دستاوردها و جهان بینی فرد مورد نظر آشنا هستید. به عنوان مثال بهتر است در پیام خود بنویسید: من آخرین وبلاگ منتشر شده از شما را خیلی دوست‌دارم و سپس با یک سوال مرتبط ادامه پیام خود را بنویسید. آشنایی با دنیای حرفهای مخاطب نشان‌دهنده احترامی است که به وی می‌گذارید و به او نشان می‌دهد که پیام شما صرفا یک نامه کاری خشک و خالی نیست.
جمله دوم: چه‌کسی؟
به مخاطب خود نشان دهید که چه کسی هستید و قصد دارید چه‌گفتگویی انجام‌دهید. به این سوال در ذهن گیرنده که «این شخص کیست و چرا باید به پیام او اهمیت‌دهم» پاسخ دهید. برای مخاطب شفاف سازی کنید که دقیقا چه کسی هستید و به چه دلیلی تماس گرفته‌اید؟ البته در نظر داشته باشید که این کار را به صورت غیر آشکار انجام‌دهید. مثلا به جای اینکه صریحا بگویید که (من یک معامله‌گر قهار هستم) یا (من بنیانگذار یک استارتاپ جدید هستم)، می‌توانید بگویید: (کارمندان من گاهی اوقات از من سوالات مشابهی در مورد فلان‌موضوع می‌پرسند و…) در جمله فوق، دقت کنید که شما اندازه و یا عنوان کسب و کار خود را ذکر نکردید اما همین جمله به مخاطب نشان می‌دهد که شما رهبر یک شرکت هستید و تعدادی کارمند و پرسنل دارید که برای شما کار می‌کنند. یا اگر پرسنلی هم ندارید اشکالی ندارد، مشکلات مشتری‌ها را ذکر کنید که نشان‌دهنده این مورد است که مشتری دارید و یا می‌توانید بخشی از پیشینه خود را بیان کنید که نشان دهد در مسیر برنده شدن و موفقیت قرار دارید. نکته مهمی که وجود دارد این است که اگر امضای شما نشان دهنده این مطلب باشد که شما هم رئیس و هم مدیر عامل کسب و کار خود هستید، نشانه ضعف است نه بزرگی!
جمله‌سوم: چی؟
به سادگی به مخاطب خود نشان‌دهید که چه‌چیزی می‌خواهید بپرسید. شفاف باشید، مدام عذرخواهی نکنید اما در عین حال به یاد داشته باشید که مخاطب ممکن است مشغله‌کاری و فکری زیادی داشته‌باشد. پس سعی‌کنید سوالی را مطرح کنید که مخاطب به راحتی بتواند با بله یا خیر به آن پاسخ‌دهد.
اگر هدف واقعی شما تماس تلفنی است، بهتر است در پیام خود نپرسید که (آیا می‌توانیم برای مدتی باهم تلفنی صحبت کنیم؟) چونکه این جمله نیاز به بررسی و سوالاتی در مورد زمان تماس، مدت زمان پاسخ به تماس و… دارد. در عوض بهتر است در پیام خود ذکر کنید که (آیا دوشنبه ساعت ۲ تا ۳ بعد از ظهر، زمان خوبی است که من با دفتر شما تماس بگیرم و یک گفتگوی سریع ۸ دقیقه‌ای با هم داشته‌باشیم؟)
بیان این جمله به مخاطب نشان می‌دهد که شما به وقت او احترام می‌گذارید و حاضرید تمام مباحث‌ریاضی را شخصا انجام‌دهید و مخاطب تنها کاری که نیاز است انجام‌دهد پاسخگویی به تماس است. پرسش شما هرچیزی که باشد باید جواب بله و خیر گفتن را به‌آسانی در خود جای‌دهد.
به اصل موضوع بپردازید.
اکنون که مشخص کردید چه کسی هستید، چه‌چیزی می‌خواهید و چرا پیام داده‌اید و خواستار برقراری تماس هستید، مطرح کردن موضوع اصلی شما باید شامل نکات زیر باشد:
- از حرفهای بیهوده و غیرمرتبط اجتناب‌کنید.
- سعی‌کنید پیامتان به گونه‌ای باشد که قبل از حذف‌شدن توسط گیرنده حتما خوانده‌شود.
- مکالمه را با صداقت شروع‌کنید.
اغلب توصیه می‌شود موضوعی را مطرح کنید که برای گیرنده طراحی شده‌باشد. مثلا پرسیدن یک سوال سریع در مورد مقاله مخاطب در خصوص موضوع رهبری در کسب و کار یا پرسیدن سوالی در مورد توصیه یک دوست مشترک. یادتان باشد در طی پرسش سوال، خطوط موضوعی رمزآلود مثل سوال و لینک‌های غیرمرتبط، نادیده گرفته‌شوند.
پی‌نوشت: نکات بیشتر برای نوشتن.
- در پیام‌های خود از پی‌نوشت استفاده‌نکنید! مگر اینکه در حال نوشتن نسخه‌فروش بازاریابی باشید.
- از تکرار بیش از حد کلمه «من» در خلال پیام‌هایتان خودداری کنید. اگر در یک پیام سه جمله‌ای بیش از ۶ مرتبه از کلمه من استفاده کرده‌اید، پیامتان باید حتما ویرایش شود.
- حتی اگر عصبانی هستید، نباید عصبانیتتان را در پیام نشان‌دهید. طنز نویسی و نوشتن پیام تند و نداشتن تشریفات ناشیانه، نشان دهنده اعتماد بهنفس است. خوار و خفیف کردن خود در پیام‌ها جایی‌ندارد. افراد موفق با رفتار خود ترس و خفت را دفع می‌کنند و با اعتماد بهنفس بالا به سمت موفقیت پیش می‌روند.
- از یک آدرس‌ایمیل با دامنه شرکت خود استفاده‌کنید. جیمیل‌ها اغلب به پوشه‌های هرزنامه منتقل می‌شوند و حتی اگر اینطور نباشد، نداشتن یک آدرس ایمیل سفارشی نشان دهنده این‌است که شما هنوز برای موفقیت آماده نیستید.
خلاصه کردن هرچیزی نشان دهنده احترام است. مخاطب می‌داند که اگر به وقت او احترام نگذارید، پس شما نیز ارزش وقت‌گذاشتن برای پاسخ را نخواهید داشت.
کوتاه بودن پیام‌ها باعث می‌شود که مخاطب با خاطری راحت‌تر آن را بخواند. آیا تا به حال ایمیل یا پیامی متشکل از یک پاراگراف طولانی ۲۰۰ کلمه‌ای دریافت کرده‌اید؟ پس سعی‌کنید چیزی شبیه به این را برای مخاطب خود نفرستید. بین هر جمله پیام خود یک خط خالی قرار دهید و مطمئن شوید که بهترین آدرس ایمیل را برای مشتریان بالقوه خود در اختیار داشته‌باشید. اگر مخاطب شما در یک شرکت بزرگ کار می‌کند و نمی‌توانید آدرس ایمیل او را پیدا کنید، بهتر است سعی کنید آدرس دستیار او را پیدا کنید. همه قوانین ذکر شده فوق برای فرستادن پیام به دستیاران نیز صدق می‌کند. در آخر اینکه شما یک فرصت برای برقراری ارتباط دارید و این شانس حدود ۱۰ ثانیه طول می‌کشد. پس مطمئن شوید که این ۱۰ ثانیه را از دست‌ندهید!
سوالات متداول
چگونه پیامی ارسال‌کنیم که توسط گیرنده خوانده شود؟
شاید از این نوشته‌ها هم خوشتان بیاید
0 دیدگاه