۶ اشتباه مدیریت زمان که باید از آنها دوری کنید!
آیا شما هم جز کسانی هستید که می‌خواهید از زمان خود بهتر استفاده کنید و با این کار زودتر به اهداف خود برسید؟ اگر چنین است، تبریک می‌گوییم؛ چون جای درستی آمده‌اید. در این مقاله جانویس، ما برخی از اشتباهات مدیریت زمان (Time managment) را که برای کنترل برنامه‌هایتان باید از آنها دوری کنید، را توضیح داده‌ایم. پس با ما همراه باشید.
اگر با نزدیک‌شدن به مهلت انجام کاری، کارهایتان نه تنها کم نشده‌اند بلکه در حال انباشته‌شدن هستند و احساس می‌کنید نای انجام دادن آنها را ندارید، متأسفانه باید بگوییم که زمان خود را مدیریت نکرده‌اید.
اغلب اوقات ما مرتکب اشتباهات وحشتناکی در مدیریت زمان می‌شویم که نه‌تنها به قیمت هدررفتن گران‌بهای ساعات عمرمان می‌شود، بلکه باعث افزایش اضطراب، استرس و عدم تعادل بین کار و زندگی هم می‌شوند.
در ادامه به برخی از رایج‌ترین اشتباهات مدیریت زمان و نحوه جلوگیری از آنها برای افزایش بهره‌وری بیشتر از زمان نگاهی می‌اندازیم.
۱. عدم تعیین اهداف
کار بی‌هدف و یا بهتر است بگوییم پوچ و بیهوده می‌تواند منجر به از دست دادن انگیزه شود. در این مواقع شما به‌راحتی تسلیم عوامل حواس‌پرتی می‌شوید و زمان خود را به‌خوبی مدیریت نمی‌کنید.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
تعیین اهداف و تعهد به آنها، به شما جهت و انگیزه می‌دهد تا وظایف خود را به‌خوبی انجام دهید. در این مواقع شما متمرکزتر می‌شوید و زمان خود را بهتر مدیریت می‌کنید تا به اهداف خود برسید.
اما به یاد داشته باشید، همه اهداف برابر نیستند. اهداف SMART (مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، مرتبط، و محدود به زمان) عملکرد بهتری نسبت به اهداف غیراختصاصی دارند. چندین مطالعه این ادعا را تأیید می‌کند. طبق یکی از این مطالعات، تعیین اهداف خاص و درعین‌حال قابل‌دستیابی به افزایش عملکرد افراد کمک می‌کند.
بنابراین، به‌جای اینکه هدف خود را به‌عنوان‌مثال، تکمیل اولین رمان داشته باشید، از نوع SMART آن استفاده کنید، یعنی «هر ماه حداقل یک‌فصل از رمانم را کامل کنم». مورد دوم چون خاص‌تر است، شما را به چالش می‌کشد و برای هدف شما محدودیت زمانی تعیین می‌کند.
۲. اولویت‌بندی نکردن
اگر فهرستی برای انجام کارها نداشته باشید تا به شما کمک کند در انجام وظایفتان ممارست به خرج دهید، متوجه خواهید شد که به طور تصادفی از آنها رد می‌شوید. در نتیجه این اهمال کاری، پس از مدتی کارهای انجام نشده زیادی دارید و مطمئناً ناامید خواهید شد. این به این معنا نیست که زمان کافی ندارید، بلکه این واقعیت است که شما زمان خود را به‌خوبی مدیریت نمی‌کنید.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
داشتن فهرست کارها به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را اولویت‌بندی کنید و با اختصاص زمان بر اساس اهمیت و فوریت وظایف، آنها را به‌خوبی مدیریت کنید. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:
- اپلیکیشنی را بیابید تا وظایف خود را متناسب با نیازتان فهرست کرده و اولویت‌بندی کنید.
- تمام کارهایی را که باید در یک روز یا هفته انجام دهید را در لیست کارهایتان یادداشت کنید.
- آنها را بر اساس اهمیت و فوریت با استفاده از یک سیستم رتبه‌بندی، طبقه‌بندی کنید.
- مهم‌ترین و فوری‌ترین کارها را در بالا رتبه‌بندی کنید، درحالی‌که کارهای کم‌اهمیت و فوری در پایین باقی می‌مانند.
- از مهم‌ترین و فوری‌ترین کارها شروع کنید و در لیست پایین بروید.
۳. عدم پیگیری زمان
اگر پروژه‌ای را بدون ارزیابی زمان شروع کنید، ممکن است زمان بیشتری از زمان در نظر گرفته را بگیرد. همچنین شاید بیش از حد اعتمادبه‌نفس داشته باشید و قبل از آن که کار کنید، بدون اینکه زمان کافی را برای تکمیل آن داشته باشید، تخمین زده باشید. در نتیجه با زمان کمتری که در اختیار دارید، نه‌تنها نمی‌توانید ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کنید، بلکه احتمالاً کار انجام شده شما بسیار بی‌کیفیت خواهد بود.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
همیشه ارزیابی کنید که یک پروژه خاص چقدر باید طول بکشد و برای تکمیل آن در همان بازه زمانی تلاش کنید. شما باید از یک برنامه ردیابی زمان برای برآورد زمان صرف شده برای یک پروژه یا کار استفاده کنید.
هنگامی که می‌دانید یک کار خاص چقدر زمان (به طور متوسط) می‌برد، می‌توانید وظایف خود را به طور مؤثرتری برنامه‌ریزی کنید. پس این کار را به‌اندازه کافی انجام دهید و یک برگه گزارش دقیق از زمان صرف شده برای کارهای مختلف در یک روز/هفته/ماه خاص داشته باشید.
هنگامی که آن برگه را به دست آوردید، می‌توانید دریابید که چه‌کارهای تکراری بیشترین زمان را می‌گیرند و به راه‌حل‌هایی فکر کنید تا آنها را به طور مؤثرتر انجام دهید تا در زمان بیشتری صرفه‌جویی کنید. اینترنت مملو از برنامه‌های رایگان ردیابی زمان است که می‌توانید از آنها برای انجام پروژه‌های مدیریت زمان خود استفاده کنید.
۴. به تعویق‌انداختن
به تعویق‌انداختن مانع بزرگی برای کار است، به‌خصوص زمانی که مجبور به انجام یک کار دشوار یا خسته‌کننده هستید. در واقع باید به آن ترکیبی از عوامل حواس‌پرتی را اضافه کنید، به‌عنوان‌مثال، گوشی هوشمند شما اولین عامل به تعویق‌انداختن کارهاست.
با به تعویق‌انداختن کارها از انجام آنها سست می‌شوید، تسلیم حواس‌پرتی‌ها می‌شوید و زمان خود را تا نزدیک‌شدن به مهلت معین تلف می‌کنید. فراموش نکنید معطل کنندگان همیشه وقتشان کم است، از کارهایشان عقب می‌مانند و تعادل بین کار و زندگی ندارند.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
یک راه عالی برای جلوگیری از اهمال‌کاری این است که یک پروژه بزرگ را به وظایف کوچک‌تر و قابل‌مدیریت‌تر تقسیم کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر نیاز به نوشتن یک مقاله ۲۰۰۰ کلمه‌ای دارید، به‌جای ترس از نوشتن مقاله کامل، آن را به قسمت‌های کوچکتری تقسیم کنید: طرح کلی، مقدمه، عنوان فرعی ۱، عنوان فرعی ۲، عنوان فرعی ۳ و نتیجه‌گیری.
اکنون برای هر یک از این وظایف کوچک‌تر، فرصت‌های زمانی تعیین کنید و خود را متعهد به انجام آنها کنید. برای انجام این کارهای کوچک‌تر انگیزه بیشتری خواهید داشت و کمتر احتمال دارد آن را به تعویق بیندازید. یکی دیگر از روش‌های عالی برای غلبه بر اهمال‌کاری استفاده از تکنیک پومودورو است. تکنیک پومودورو از مفهومی مشابه پیروی می‌کند.
در اینجا نحوه استفاده از تکنیک پومودورو آورده شده است:
- یک پروژه را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید.
- یک تایمر بگیرید و آن را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
- ۲۵ دقیقه کار کنید بدون ترک کردن آن کار.
- پس از زنگ‌زدن تایمر (بعد از ۲۵ دقیقه) ۵ دقیقه استراحت کنید.
- چهارچرخه ۲۵ دقیقه‌ای را کامل کنید و سپس نیم ساعت استراحت کنید.
۵. برنامه‌ریزی بی‌اثر
آیا متوجه شده‌اید که برخی از روزها به‌اندازه بقیه زمان‌های دیگر پربار نیستند؟ این به این دلیل است که سطح انرژی ما در طول هفته متفاوت است. علاوه بر این، افراد مختلف سطوح انرژی متفاوتی در طول روز دارند.
اگر در حین برنامه‌ریزی، ساعات اوج بهره‌وری خود را در نظر نمی‌گیرید، این احتمال وجود دارد که با زمان و انرژی کم، با مهم‌ترین وظایف مانده مواجه شوید.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
آیا شما یک جغد هستید یا یک خروس سحرخیز؟ لازم است نحوه کار خود را ارزیابی کنید و ساعات اوج بهره‌وری خود را دریابید. هنگامی که از ساعاتی که بیشترین بهره‌وری را دارید مطلع شدید، پروژه‌های خود را براین‌اساس برنامه‌ریزی کنید.
پربارترین ساعات خود را به مهم‌ترین کارها اختصاص دهید و درعین‌حال کارهای کم‌اهمیت مانند پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها یا تشکیل جلسات را برای ساعات کاری باقیمانده حفظ کنید. چندین برنامه تقویم وجود دارد که می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی مؤثر کمک کند. یکی را پیدا کنید تا نیازهای شما را برآورده کند.
۶. تسلیم‌شدن به عوامل حواس‌پرتی
یک نظرسنجی در ژوئن ۲۰۲۰ توسط Statista نشان داد که ۵۳.۷ درصد از افرادی که در خانه کار می‌کنند فکر می‌کنند که تلفن هوشمند آنها بزرگ‌ترین عامل حواس‌پرتی است. چند بار متوجه شده‌اید که وقتی کار می‌کنید و ناگهان تلفن شما شروع به دریافت نوتیفیکیشن‌ها می‌کند، حواستان پرت می‌شود و مجبور هستید تلفنتان را چک کنید.
فرقی نمی‌کند اگر ایمیلی از طرف یک مشتری، پیامی از طرف یک همکار یا اعلانی از فیس‌بوک، توییتر یا اینستاگرام باشد؛ حواس‌پرتی‌ها می‌توانند بخش خوبی از ساعات کاری را از شما بگیرند.
چگونه از آن اجتناب کنیم؟
همه چیز به برنامه‌ریزی مؤثر برمی گردد. برای کار، چک‌کردن ایمیل‌ها، اوقات فراغت و غیره زمان تعیین کنید. وقتی زمان کار فرا رسید، تلفن خود را کنار بگذارید (در حالت هواپیما)، ترجیحاً در اتاق دیگری و به کار خود برسید.
از آنجایی که بزرگ‌ترین منبع حواس‌پرتی در حال حاضر از مسیر خارج شده است، تمرکز روی کارتان بسیار آسان‌تر می‌شود. همچنین وقتی تمام تمرکز و توجه خود را روی یک کار معطوف می‌کنید، احتمال کمتری دارد که مرتکب خطا شوید و می‌توانید که کارتان را به طور بهتری انجام دهید.
اگر قراردادن گوشی در حالت هواپیما برای شما کارساز نبود چه؟ اگر ذهن شما به سمت رسانه‌های اجتماعی پرتاب شود و مجبور شوید تلفن خود را بردارید تا ایمیل‌ها را بررسی کنید یا مستقیماً روی لپ‌تاپ خود در فید فیس‌بوک خود حرکت کنید، چه؟ اگر این‌گونه هستید، سعی کنید از یک برنامه به عنوان مثال، Freedom برای خلاص‌شدن از شر حواس‌پرتی‌ها، غلبه بر تعلل و دستیابی به موارد بیشتر استفاده کنید.
پتانسیل خود را آزاد کنید
درحالی‌که بر نحوه مدیریت زمان خود تمرکز می‌کنید، به‌راحتی می‌توانید دلیل آن را به دست آورید، یعنی انجام کار بیشتر.
به کار بردن بسیاری از برنامه‌های بهره‌وری بدون انجام کار بیشتر بی‌معنی است. پس لازم است که بفهمید چه چیزی برای شما مفید است و به آن پایبند باشید. اما برای اینکه بفهمید چه چیزی برای شما واقعاً مفید است، مهم است مدیریت زمان را خوب یاد بگیرید.
شاید از این نوشته‌ها هم خوشتان بیاید
0 دیدگاه