چرا راهکارهای افزایش بهره وری جوابگو نیستند؟ ۳ پیشنهاد اختصاصی برای شما

من برای راه‌اندازی یک استارتاپ، تبدیل شدن به یک نویسنده، پذیرش در مؤسسات آموزش عالی، یادگیری بازاریابی و شرکت در دو ماراتن تمام دو سال گذشته را تلاش کرده‌ام. به جز ماراتن، پیشرفت من در سایر موارد اندک بود. قبلا فکر می‌کردم دلیل این مسأله، عدم افزایش بهره وری بود.

خوشبختانه با نکات مهم در بهره‌وری و ترفندهای بهبود زندگی بسیاری آشنا هستم؛ بسیاری مقالات را ورق زدم، پادکست‌های مختلفی گوش داده‌ام، کانال‌های یوتیوبی را زیر رو کردم. اما هیچ کدام از آن‌ها متطابق تبلیغاتشان جوابگو نبودند و در نهایت تسلیم یکی از چهار مورد زیر می‌شدم:

• انجام اقدامات غیرمرتبط با برنامه: گشتن در توییتر، خوردن میان وعده یا گاهی منتظر یک الهام بودن.
• غرق شدن در افکار: به روزی که با ژاکوب کولیر مواجه می‌شدم فکر می‌کردم.
• انجام کارهای تاحدی مرتبط به برنامه: به انجمن‌های اینترنتی مرتبط با برنامه‌ام سر می‌زدم و زمان زیادی را صرفشان می‌کردم.
• ساخت یک چک لیست: برنامه‌های جدیدی برای خودم تعریف می‌کردم؛ البته فقط در ذهنم.

بیشتر بخوانید: برنامه ریزی بر طبق ویژگی‌های بدن؛ با این ۵ گام ساده

این کارها مثل روانگردان بودند و می‌دانستم که نباید وقتم را صرف آن‌ها کنم، اما به کارم ادامه می‌دادم. در آخر هم این فعالیت‌های بی‌ثمر مرا زمین‌گیر کرد. بعد از کاهش سطح دوپامین بدنم، اضطراب شدیدی به من دست می‌داد و همین باعث ایجاد وسواس فکری، پرخوری عصبی، بی‌انگیزگی و خستگی در من شد.

برای مدتی نتوانستم از این وضعیت خارج شوم و هم‌اکنون هم ادعا نمی‌کنم راهکار جامع و کاملی برای بهبود اوضاع دارم، اما نسبت به گذشته بسیار منظم‌ترم.

میزان تمرکز کنونی من از اعتماد به نفسم در توانایی انجام کارهایی که قصد دارم، ناشی می‌شود. درست است هنوز در کارهایم احساس چالش می‌کنم، اما مطمئنم تجربیاتم بیشتر شده و مهارت‌های لازم برای موفقیت را دارم.

مشکل، زمانی ایجاد می‌شود که نمی‌توانم برنامه‌ام را سامان بدهم؛ زمانی که هر چه فشار به ذهنم می‌آورم، فایده‌ای ندارد و ساعت‌ها وقتم را در نتایج گوگل تلف می‌کنم. به نظرم این مسأله دو علت دارد:

• انباشت انرژی و عدم تخلیه آن: ذهنم با تصویر ایده‌آل خودش رقابت می‌کند، در قفسه سینه‌ام احساس فشار می‌کنم و معده‌ام به داخل جمع می‌شود. در این حالت سطح انرژی بدن بسیار بالا می‌رود، اما عدم پیشرفت و شکست در کارها موجب انباشت این انرژی می‌شوند. رفتارهایی که باعث حواس پرتی می‌شود نیز این سطح انرژی را بالاتر می‌برد و در نهایت کنترل همه چیز را از دست می‌دهم.
• وضعیت دو قطبی: روی دیگر انباشت انرژی، حس استیصال است که باعث کاهش شدید انگیزه می‌شود. در این موقعیت تمام انرژی‌ام را از دست می‌دهم و احساس نا‌امنی می‌کنم. سرم سنگین می‌شود، چشم‌هایم را نمی‌توانم باز نگه دارم، ذهنم خسته است و بدنم از رمق افتاده. طبیعتا پرت کردن حواسم پناهگاهی است برای مقابله با درماندگی.

از مشاهده این وضعیت دو گانه به این نتیجه رسیدم راهکارهای افزایش بهره وری به این دلیل جوابگو نیستند که شکست در کارها یک نشانه است، نه مشکل اصلی.

دلیل واقعی حواس‌پرتی

آن طور که من متوجه شدم، اضطراب یک مکانیزم تکاملی است و ذهن اجداد کوچ‌نشین ما وقتی در یک منطقه ناشناخته وارد می‌شدند، موادی را در بدن ترشح می‌کرد که باعث افزایش سطح اضطراب می‌شد. در نتیجه و با افزایش میزان انرژی بدن، آن‌ها می‌توانستند هوشیارانه محیط اطراف را بررسی کنند. بعد از آشنایی با محیط، اجدادمان احساس آرامش و غلبه بر اضطراب می‌کنند و بدنشان به حالت عادی برمی‌گشت.

بدن ما هم با چنین مکانیزمی آشناست و اضطراب در پیدا کردن انگیزه و محرک برای انجام فعالیت‌ها، به ما کمک می‌کند. یکی از آشکارترین مثل‌ها در مورد من مقاله‌ای دانشگاهی‌ بود که با وجود شکست‌های متعدد در هفته‌های گذشته، دیشب به اتمام رساندم.

اما هنگامی که این میزان انرژی تخلیه نشود، دچار حس درماندگی و ناامیدی می‌شویم و ناخودآگاه دنبال راهکارهایی برای پاداش به ذهن می‌رویم؛ با تلفن صحبت می‌کنم، میان وعده می‌خوریم، فیلم تماشا می‌کنیم،‌ سراغ شبکه‌های اجتماعی می‌رویم.

تفاوت میان ذهن متمرکز و ذهن سرگردان در همین بلاتکلیفی است و هنگامی که با آن مواجه می‌شوم، به خودم اجازه حواس پرتی می‌دهم. چرا که تصویر روشنی از آن‌چه باید در آینده انجام دهم، وجود ندارد.

جدال بین اهداف شخصی و اهداف شغلی

تلاش برای پیشرفت در اهداف شخصی بیشتر از مسائل حرفه‌ای من را آزار می‌دهد. به هر حال در شغل‌های اداری عدم‌اطمینان کم‌تری وجود دارد؛ کارفرمایم هر ماه حقوقم را به حسابم واریز می‌کند، اهداف کاری را مشخص می‌کند، استراتژی پروژه را تعیین می‌نماید و در آخر هم میزان پیشرفت کارها محاسبه می‌شود.

اما وقتی سراغ برنامه شخصی‌ام می‌آیم با مشکلات زیر مواجه می‌شوم:

• همیشه مانعی هست: قبل از شروع برنامه‌ام هم می‌دانم چیزی سد راهم خواهد شد. برای خودم هدفی را مشخص کرده‌ام و وقتی پیشرفت مشخصی را نمی‌بینم، تمرکزم را از دست می‌دهم.
• همه چیز برای من ممکن است: می‌دانم وقتی به تنهایی از پس کاری برنمی‌آیم، می‌توانم از استادان دانشگاهم کمک بگیرم، با مدیر برنامه‌هایم ملاقات داشته باشم، یا این پروژه را هم کنار پروژه‌های قبلی قرار بدهم. اما هیچ‌وقت فرض نمی‌گیرم پروژه‌ای اینقدر پیچیده شود که نتوانم برایش راهکاری پیدا کنم. این در حالی است که وظایف شغلی ما بر اساس میزان توانایی ما طراحی شده‌اند.
• اولویت‌هایی که عوض می‌شوند: می‌دانم که مهمترین کار برای من چیست و ذهنم را مشغول «شاید و ای کاش» نمی‌کنم. اما ناگهان زمینه فعالیت را تغییر می‌دهم و این بیشتر به دلیل تغییر اولویت‌ یا کسالت است تا به خاطر عدم اهمیت اولویت‌های موجود.
• راه حل فقط بهترین راه حل: برای نزدیک شدن به یک وظیفه و به‌دست گرفتن کنترل آن، راه‌های بیشماری وجود دارند ولی تعداد اندکی از آن‌ها نتایج خوبی خواهند داشت. اما اکنون به جای کمال‌گرایی سعی می‌کنم یک کار را در عین کیفیت، در ساده‌ترین و سریع‌ترین شیوه ممکن انجام دهم.

نکته مهم این است که برخلاف مسائل شغلیم، در اهداف شخصیم وضوح، دقت و اطمینان پایینی وجود دارد و در نتیجه نمی‌دانم چه‌کاری را و چگونه انجام دهم. این باعث می‌شود که بیشتر و بیشتر در معرض حواس پرتی باشم.

راهکارهای افزایش بهره وری: نظم چاره کار است!

این‌که فهمیدیم مشکل اصلی من عدم قطعیت و سخت‌گیری بیش از حد در اهداف شخصی است، بسیار آگاهی‌بخش بود. همین مسأله باعث شد تا سه اصل را در زندگی خود پرورش دهم که تأثیر زیادی در تمرکز و میزان بهره وری من داشته‌اند.

با یک چیز شروع کن؛ قرار نیست آپولو هوا کنیم

زمانی می‌خواستم همزمان یک کسب و کار راه بیندازم، برای ورود به دانشگاه تلاش کنم، مهارت طراحیم را بیشتر کنم، هفته‌ای یک کتاب بخوانم و در همان زمان درگیر شغلم هم بودم. انتخاب همزمان چندین هدف در نهایت باعث خودتخریبی می‌شود؛ به ویژه هنگامی که هر هدف، مرتبط با مهارت جدیدی است که هنوز کاملا یاد نگرفته‌اید.

در نتیجه نمی‌توانید به طور درست تمرکز کنید و این عدم تمرکز، خودش را در قالب تغییر اولویت‌ها و اهداف نشان می‌دهد. من هم قبول دارم اولویت بندی آسان نیست و بیشتر شبیه پاسخ به سؤال «با زندگی چکار می‌خواهید بکنید؟» خواهد بود، اما اقداماتی وجود دارند که این پچیدگی را کاهش می‌دهند.

اول از همه مسیر آینده را بررسی و مشکلات پیش رو را لیست کنید. سپس به این پاسخ دهید که «چرا می‌خواهید این راه را ادامه دهید؟ می‌خواهید به کجا برسید؟»

در این مسیر ممکن است متوجه شوید را‌ه‌های ساده‌تری برای دستیابی به نتیجه مدنظرتان وجود دارد. از خودم مثال می‌زنم. دلیل من برای یادگیری بازاریابی، مدیریت کسب و کار خودم بودم و بعد از فکر کردن به دو نتیجه رسیدم: اولا قرار نیست بهترین بازاریاب جهان شوم و به یادگیری همه جنبه‌های بازاریابی نیازی ندارم. دوم، می‌توانم با استفاده از اشخاصی که این مسیر را قبلا رفته‌اند، از یادگیری این کار بی‌نیاز شوم.

همین طور ممکن است به این نتیجه برسید برخی از هدف‌های شما نه به خاطر ارزش‌های دورنی‌تان بلکه به‌خاطر ارزش‌های اجتماعی، شکل گرفته‌اند. دلیل من برای رفتن به مدرسه بازرگانی تغییر شغل و افزایش حقوق بود، اما من نمی‌خواستم شغلم را تغییر دهم و به خاطر آن حقوقم قطع شود. در نتیجه کسب مدرک MBA تنها باعث افزایش اعتبار من بین افراد نزدیکم می‌شد و این انگیزه مناسبی برای یک هدف نخواهد بود.

گوگل خسته کننده است؛ آدم‌ها را بچسب

به ویژه اگر در حال امتحان چیز تازه‌ای هستید، با افرادی که قبلا این مسیر را رفته‌اند صحبت کنید. درباره پیدا کردن بهترین شخص نگران نباشید، چرا که این چنین شخصی وجود ندارد. اگر هم در اطرافتان کسی را پیدا نکردید، می‌توانید با دوستِ دوست‌تان ارتباط بگیرید یا برای یک متخصص ایمیل بفرستید. برخلاف تصورتان، در صورت نیاز به دریافت توضیحات، متخصصان در حد توانشان مایل به کمک کردن هستند. اگر هم از این مسیر به نتیجه نرسیدید، ویدئوهای یوتیوب می‌تواند بیشترِ نیاز شما را برآورده کند.

گاهی اوقات حتی به یک فرد حرفه‌ای نیاز ندارید، بلکه نیاز شما یک گوش شنوا است. کسی که بتوانید افکار آشفته‌تان را برای او تعریف کنید و این کار، باعث نظم یافتن ذهن شما خواهد شد.

برای مسیر زندگی، نقشه راه فراموش نشود

در مسیر آینده‌تان نقاط مهم را مشخص و یک نقشه راه ترسیم کنید. به عنوان مثال در راه‌اندازی یک کسب و کار باید اول از همه به ایده نهایی برسید، محصول‌تان را طراحی و تولید کنید و در آخر سر آن را روانه بازار نمایید.

این کار را تا زمانی که بتوانید روی هدف نهایی‌تان در کارهای روزمره متمرکز شوید و به میزان بهره وری مناسبی برسید، ادامه دهید.

داشتن نقشه راه، مسیر پیش رویتان را تکمیل می‌کند و فضاهای خالی را نشان می‌دهد. پرکردن شکاف‌ها در ابتدای مسیر بسیار ساده‌تر از زمانی است که کارهای جلو رفته‌اند. علاوه‌براین، نقشه راه به شما یک مدل ذهنی روشن از مسیر آینده می‌دهد. مهم‌تر از همه، این مسأله باعث حفظ انگیزه شما می‌شود و از ایجاد حس ابهام و پیش آمدن پرسش‌هایی مثل «چرا من این کار را انجام می‌دهم؟» جلوگیری می‌کند. شما می‌دانید که کجا ایستاده‌اید، تصویر روشنی از آینده دارید و برای رسیدن به آن در حال تلاش هستید. تمام این موارد احساسات بی‌نظیری هستند.

سخن آخر

دفعه بعدی که در رسیدن به اهداف شخصی دچار مشکل شدید، از خودتان بپرسید چرا این اتفاق افتاده است. در بیشتر موارد به خاطر مشخص نبودن کارهایی که باید در آینده انجام دهید، این مسأله سراغ شما می‌آید. در این مواقع بهتر است یک قدم به عقب برگردید و مطمئن شوید در حال انجام همزمان چندین هدف نیستید. با یک دوست تماس بگیرید یا یک متخصص را پیدا کنید و درباره روند پیشرفتشان سؤال بپرسید. قلم را روی کاغذ بگذارید و تمام چیزهایی را که برای رسیدن به هدفتان نیاز دارید، لیست کنید. حتما پاسخی وجود دارد، کافی است در ذهنتان بگردید تا پیدایش کنید.

منبع: Why Productivity Hacks Aren’t Working For You

امیر آرام فر

TwitterLinkedIn

من امیر آرام‌فر هستم. در زندگی کارهایی زیادی کرده‌ام، اما هیچ چیز نوشتن نمی‌شود. چرا که به دنیا می‌توانم خیلی چیزها اضافه کنم. اگر دوست داشتید هم‌مسیر شویم، مشتاق خواهم بود!